Découvrez les réponses aux questions qui nous sont le plus souvent posées au sujet des porte-documents
Les porte-documents, également vendus sous la dénomination porte-copies, sont des accessoires indispensables si vous souhaitez améliorer l’ergonomie de votre bureau. Ils permettent de placer des feuilles de format A4 dans l’alignement du regard et limitent l’apparition de douleurs dues à une mauvaise posture de travail. Il existe des porte-documents fixes ou articulés, munis de tablettes fixes ou détachables. Ils se placent devant ou à côté de l’écran afin de limiter les mouvements de la nuque qui peuvent conduire à l’apparition de troubles musculosquelettiques. Selon les modèles, ils acceptent généralement entre 50 et 150 feuilles. Ils sont équipés de pinces robustes, la plupart sont inclinables, et certains porte-documents plus sophistiqués peuvent intégrer des options comme une réglette grossissante ou un guide-lignes.
Il est recommandé d’installer un porte-copies afin de prévenir (ou de soulager) les douleurs qui peuvent survenir si votre posture de travail est inadaptée. Un support porte-documents judicieusement installé à côté d’un écran d’ordinateur diminue de façon significative les tensions ressenties au niveau du cou ainsi que la fatigue oculaire, c’est pourquoi il est préconisé par les professionnels de l’ergonomie au bureau. Le travailleur qui bénéficie d’un tel aménagement de son poste de travail voit son bien-être s’améliorer, ce qui a des conséquences directes sur sa concentration et sa productivité. Au même titre que la chaise de bureau ergonomique, le porte-documents est incontournable en entreprise. Relativement peu onéreux, il améliore efficacement les conditions de travail de son utilisateur. Il permet également de libérer de l’espace sur le bureau, ce qui est idéal pour les postes de travail de dimensions réduites.
Le porte-document est un support qui vous permet d’accrocher, par le biais d’une pince, des documents que vous souhaitez pouvoir consulter alors que vous travaillez sur votre ordinateur. Certains modèles, dont la tablette est amovible, peuvent être utilisés dans le cadre de réunions, afin de faciliter la prise de notes. Généralement adapté aux feuilles de format A4, le porte-document est un accessoire léger qui ne prend que peu de place sur le bureau. Si certains modèles n’offrent que peu de réglages, d’autres peuvent être orientés en position paysage ou s’incliner à votre convenance. Le pupitre est un accessoire plus volumineux car il est pensé pour que vous puissiez y écrire ou y consulter des documents en format A3. D’une longueur comprise entre 55 et 60 cm pour une profondeur de 30 à 35 cm, il se place généralement entre l’écran et le clavier et peut s’ajuster en hauteur et en inclinaison selon vos besoins.
Il existe différents modèles de porte-documents, du plus simple au plus fonctionnel. Vous pourrez ainsi choisir un porte-copies basique, simplement conçu pour y fixer une liasse de feuilles de papier A4, un porte-documents style chevalet ou opter pour un modèle plus sophistiqué, articulé, muni d’une tête pivotante et autorisant l’installation d’un porte-vues de 10 ou 20 pochettes. Les porte-documents de bureau avec différents axes de réglages sont généralement livrés avec un étau afin d’être fixés directement sur le plan de travail. Les modèles fixes sont munis d’une base antidérapante assurant leur stabilité et peuvent être posés directement sur le plan de travail. La majorité des porte-documents sont en PVC. Des modèles haut de gamme sont intégralement fabriqués en métal et sont, pour certains, munis d’aimants afin que vous puissiez ajuster aisément les documents que vous avez besoin de consulter.
Si vous avez besoin d’un porte-copies pour faire de la saisie de données, afin de vous référer à des informations présentes sur les documents fixés sur votre installation, un modèle ajustable est plus pratique au quotidien. D’un simple geste, vous pouvez le régler dans l’alignement de votre regard afin de vous épargner des mouvements inutiles et mauvais pour votre corps. Si vous souhaitez pouvoir vous en servir lors de réunions pour vos prises de notes, des porte-documents avec tablette amovible sont spécialement conçus à cet effet. Généralement orientables à 360 °, ils sont parfaits pour gagner du temps et profiter d’un environnement de travail optimal quand vous êtes à votre bureau.
Accessoire peu encombrant et relativement bon marché, le porte-documents offre de nombreux avantages :
– Gain de place : en installant un porte-documents sur votre bureau, vous ne serez plus confronté aux feuilles volantes qui se mélangent sur votre plan de travail. Vous faites place nette sur votre bureau en affichant face à vous les documents nécessaires à la bonne réalisation de vos tâches.
– Amélioration des conditions de travail : en permettant d’ajuster les documents dont vous avez besoin à bonne hauteur par rapport à vos yeux, les porte-documents sont reconnus pour leurs bienfaits sur la santé. C’est pourquoi ils sont préconisés par les spécialistes de l’ergonomie au travail lors de l’aménagement des bureaux. Ils sont efficaces pour prévenir l’apparition des troubles musculosquelettiques dus à une mauvaise posture ou pour diminuer la fatigue visuelle.
– Meilleure productivité : le travailleur dont le bureau est équipé d’accessoires ergonomiques voit sa concentration s’améliorer sensiblement, ce qui a un impact sur son dynamisme, sa créativité et sa rentabilité.
Afin que vous puissiez profiter des bienfaits ergonomiques de votre porte-documents, celui-ci doit être parfaitement ajusté à votre regard. Vous pouvez le placer à côté de votre écran, de façon à ce que vous n’ayez pas besoin de bouger votre tête pour lire les feuilles qui y sont fixées. Vous pouvez également le placer devant l’écran, sans avoir besoin de modifier le positionnement de votre clavier. Dans ce cas, on estime que la distance idéale entre vos yeux et le document doit être d’au moins 70 % de la distance entre vos yeux et l’écran de votre ordinateur.
Selon vos besoins, la configuration de votre pièce ou de votre bureau, vous pourrez opter pour différents modes d’installation. Si vous souhaitez pouvoir déplacer votre support de bureau facilement et que vous disposez de l’espace nécessaire à côté de votre écran, les porte-documents à poser sont parfaitement indiqués. Si vous souhaitez libérer totalement l’espace de votre plan de travail, les modèles articulés à fixer sur le bord du bureau offrent un confort d’utilisation des plus appréciables.
– Inclinaisons : les porte-documents que vous pouvez orienter facilement offrent un meilleur confort d’utilisation. En ajustant l’inclinaison de votre support à votre convenance (beaucoup de modèles proposent différents réglages entre 45° et 80°), vous placez vos documents dans la position de lecture optimale et préservez ainsi vos yeux.
– La place prise par le porte-documents : en fonction de la taille de votre bureau, vous pourrez opter pour un modèle à poser ou à fixer sur le côté de votre plan de travail. Certains modèles sont spécialement conçus pour n’occuper qu’un minimum de place lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Vous pouvez ainsi les plier afin de les ranger dans votre bureau.
– Matériaux de fabrication : la majorité des porte-documents sont en plastique. Bon marché, léger et solide, il en existe de toutes les couleurs afin de s’intégrer facilement à votre bureau. Plus haut de gamme, les porte-copies en métal sont ultra résistants et apportent une touche design à votre installation.
Afin d’être certain de choisir un porte-documents de qualité et qui vous permettra de profiter pleinement des bienfaits sur la santé de cet accessoire de bureau, nous vous conseillons d’opter pour un modèle répondant à la législation en vigueur. En matière de santé et de sécurité, il s’agit de la norme EN ISO 9241-5 de mai 1999. Elle définit les exigences ergonomiques des terminaux à écrans de visualisation utilisés pour les tâches de bureau.
Si vous optez pour une posture de travail inadaptée, les conséquences peuvent être fâcheuses pour votre santé. En effet, les porte-documents sont plébiscités pour lutter contre :
– Les douleurs ressenties au niveau des épaules et des vertèbres cervicales : une activité sédentaire associée à une mauvaise position devant l’écran peut avoir des conséquences directes sur le haut de votre dos. Lorsque vous tournez la tête pour prendre connaissance des documents dont vous avez besoin pour travailler, vous augmentez à chaque torsion de votre nuque le risque de développer des problèmes musculaires, voire des troubles musculosquelettiques.
– Les troubles visuels : si votre écran d’ordinateur et les documents nécessaires à l’exécution de vos tâches ne sont pas correctement alignés par rapport à vos yeux, vous pouvez développer une fatigue oculaire excessive, avoir les yeux irrités, secs, ou, au contraire, larmoyants.
– La fatigue : travailler toute la journée à un bureau dont l’ergonomie est à revoir peut être épuisant sur le long terme. Améliorer les conditions de travail des personnes exerçant devant un écran en ajoutant quelques accessoires fonctionnels comme un porte-documents ou un repose-poignet est une solution particulièrement efficace pour booster le dynamisme de ses équipes.
Le porte-documents est un accessoire relativement peu onéreux. Les premiers prix, fixes et ne pouvant accueillir que quelques pages, sont vendus moins de 10 €. Si vous préférez un porte-copies ajustable, réglable en hauteur et en inclinaison, prévoyez un budget autour de 30 € à 40 €. Les modèles les plus haut de gamme, orientables à 360° et dont la tablette peut se détacher pour une utilisation nomade, sont facturés de 60 € à 80 € environ.
Accessoire ergonomique, pratique et économique, le porte-documents est devenu indispensable sur les bureaux de nombreux travailleurs. Si vous souhaitez vous en procurer un afin d’améliorer vos conditions de travail, vous pouvez en trouver facilement sur les sites Internet des grandes enseignes du commerce en ligne (Amazon, Cdiscount, Rue du Commerce). Les enseignes spécialisées dans l’aménagement de la maison comme Ikea ou Conforama en proposent également à des tarifs défiant toute concurrence. Vous préférez un modèle plus perfectionné et qui satisfera précisément vos besoins ? N’hésitez pas à vous tourner vers les boutiques proposant du matériel de bureau ergonomique. Leurs équipes d’experts sauront cerner précisément vos attentes afin de vous proposer les porte-documents les plus adaptés.
Il existe des porte-documents perfectionnés qui, en plus de leur fonction principale, intègrent différentes options bien pratiques au quotidien. Les tablettes peuvent ainsi être inclinables, voire coulissantes ou munies de rebords amovibles. Si vous ne disposez que d’un poste de travail aux dimensions réduites, des porte-documents sont équipés de bacs dans lesquels vous pourrez ranger vos accessoires de bureau. Pour que vous puissiez recharger vos tablettes et smartphones très facilement, sans vous encombrer de chargeurs, certains porte-copies intègrent des ports USB sur lesquels vous pourrez connecter votre matériel. Pour une stabilité à toute épreuve, il est également possible d’acheter des porte-documents dont le pied est lesté. Pour une organisation efficace au quotidien, des fabricants proposent des supports porte-documents sur lesquels est intégré un petit tableau mémo effaçable à sec.
Le guide-lignes est un petit accessoire mobile que vous pouvez ajuster selon vos besoins afin de gagner du temps (et de la sérénité) lors de vos journées de travail. Il permet de reprendre votre lecture à partir du point où vous vous étiez arrêté, facilite la saisie de données ou met en exergue des points cruciaux du document installé sur votre porte-copies. Il existe des guide-lignes opaques ou transparents selon les modèles. Afin de soulager vos yeux, certains ont un effet loupe améliorant la visibilité du texte. Si vous ne souhaitez pas vous en servir, vous pouvez généralement le replier à plat sur le côté de la tablette de votre porte-documents d’un simple geste.
Les porte-documents peuvent convenir à différentes utilisations. Si le monde de l’entreprise a depuis longtemps cerné les atouts de cet accessoire ergonomique, les travailleurs ne sont pas les seuls à adopter une posture parfois inadaptée. Permettant d’avoir simultanément sous les yeux des documents papier et un écran d’ordinateur, les porte-copies sont parfaitement indiqués pour les étudiants qui souhaitent mettre leurs notes au propre ou réviser. Ils peuvent également être utilisés en cuisine afin d’afficher la recette à suivre, etc. Tous les modèles disponibles dans le commerce sont ambidextres (ils peuvent être utilisés à la fois par les droitiers et les gauchers).
Lorsque vous achetez un porte-document, vous devez faire attention à un certain nombre de critères sous peine de choisir un modèle inadapté à vos besoins :
– Le nombre maximal de pages autorisées : il peut varier du simple au quintuple d’un modèle à l’autre, il convient d’être particulièrement vigilant sur ce plan.
– Les possibilités de réglages : si les modèles fixes sont très peu onéreux, sur le long terme ils sont moins pratiques d’utilisation. Pour profiter pleinement des vertus sur le bien-être d’un porte-document de bureau, optez pour des modèles ergonomiques, que vous pourrez orienter et incliner à votre guide.
– La possibilité de retourner votre porte-documents à l’expéditeur afin de vous faire rembourser : il n’est pas toujours facile de pouvoir tester un porte-documents avant de l’acheter. Afin d’être certain de pouvoir vous faire rembourser si le modèle choisi ne vous convient pas, privilégiez les sites autorisant le retour de la marchandise dans un délai de 30 jours après la livraison.
Certains fabricants proposent des porte-copies à fixer directement au mur. Ils sont parfaits si vous souhaitez profiter d’un accès rapide à vos différents documents (généralement au format A4). Les supports de ce type sont souvent composés d’un support mural en métal, de pochettes en plastique et d’onglets d’indexation. Le plus fréquemment utilisés dans le cadre industriel, ces porte-documents muraux sont fournis avec tout le matériel nécessaire à leur installation.
Si Amazon ou Manutan commercialisent des porte-documents vendus sous leur propre marque, certains fabricants se sont spécialisés dans la conception et la fabrication de ces accessoires ergonomiques. Ils investissent chaque année d’énormes sommes en recherche et développement afin de vous proposer des produits toujours plus innovants. Parmi les entreprises les plus réputées, on peut citer :
– CUC ;
– Bakker Elkhuizen ;
– Fellowes ;
– Desq ;
– Novus ;
– Kensington.
La plupart des produits proposés par ces firmes reconnues sont disponibles sur Internet ou dans les boutiques spécialisées. Si vous souffrez de troubles bien spécifiques, nous vous conseillons de parler de vos problèmes avec des professionnels de l’ergonomie au bureau afin de définir les solutions les plus adaptées à votre situation.